Als inkoper is het een voorrecht om te mogen samenwerken met interne klanten: zij staan met beide voeten in de praktijk, weten waarover ze spreken en hebben een goed zicht op hun huidige en toekomstige uitdagingen. Elke keer opnieuw leer ik bij en het is fantastisch om de passie en expertise in ‘hun’ materie te mogen ervaren. 

Tijdens verkennende gesprekken stel ik als inkoper zo veel mogelijk vragen: om mijn betrokkenheid te tonen, om de vereisten en hun strategie beter te begrijpen, maar vooral om te weten te komen waarom ze bepaalde eisen stellen. 

Dat is immers belangrijke informatie die de leveranciers later zal toelaten om de meest geschikte oplossing voor te stellen. Maar soms beperkt een antwoord zich tot “dat hebben we altijd zo gedaan”.

 Het is één van de grootste rode vlaggen die je als inkoper te horen kan krijgen: er leeft een overtuiging die stevig ingebed zit in de organisatie en als objectieve waarheid wordt verkondigd. Men kan (of wil) deze niet argumenteren aan een buitenstaander, alsof men tezelfdertijd doof en blind is: er wordt een stelling geponeerd zonder bewijs. 

Voor een interne klant volstaat dat antwoord, maar voor mij is het daarentegen een perfecte opportuniteit. Welke goede redenen er vroeger allemaal kunnen geweest zijn om iets zo aan te pakken, de ervaring leert mij dat dergelijke uitspraken perfect zijn om in vraag te stellen. Het is een open sollicitatie om gechallenged te worden. 

Bijna altijd loont het de moeite om net die overtuigingen te toetsen en expliciet te vragen naar de dieperliggende motivaties: welk taboe zit achter een dergelijke uitspraak verscholen? Dat kan je doen bij de interne klant zelf, maar ook door er een vraag over te stellen aan een leverancier: wat vindt die van die stelling? 

Als je dan met volle aandacht en zonder oordelen luistert naar de reacties hierop, krijg je gegarandeerd waardevolle nieuwe inzichten te horen voor jouw eigen organisatie. Daarom is het doorbreken van vastgeroeste patronen en actief luisteren van cruciaal belang. 

Te vaak staan interne klanten niet open voor de ideeën en waardevolle suggesties van leveranciers, zelfs als deze gebaseerd zijn op uitgebreide ervaring en expertise die ze bij vele andere klanten hebben opgedaan in vergelijkbare situaties.

En dat is een spijtige zaak.